Comment optimiser la gestion de l’organisation durant la crise sanitaire ?

La crise sanitaire qui touche actuellement le monde remet en cause le mode d’organisation habituel des entreprises. Le recours au télétravail est généralisé forçant ainsi à complètement repenser la façon dont les personnes collaborent entre elles au quotidien. Cette situation unique est une opportunité pour transformer en profondeur les organisations au travers d’une adaptation rapide aux nouveaux modes de fonctionnement. Voyons comment les outils informatiques permettent de faciliter cette évolution au quotidien.

Le suivi des employés

Pour un manager, il est indispensable de pouvoir savoir à tout moment où se trouvent les différents membres de son équipe. C’est utile pour des questions d’organisation mais aussi de sécurité. Certains logiciels permettent aux employés de déclarer leur lieu de travail pour chaque jour de la semaine. Ils peuvent par exemple mentionner s’ils seront :

  • sur le site de l’entreprise,
  • en télétravail,
  • en déplacement pour rendre visite à un client ou à un fournisseur.

Grâce à ces données, le manager sait à tout moment où est chaque personne. Il peut alors facilement organiser l’activité et les réunions en fonction de cela. Dans certaines entreprises, on doit limiter le nombre d’employés présents dans les bureaux chaque jour. Une telle solution permet de monitorer facilement ce nombre et ainsi de le réguler.

La communication entre collègues

Lorsque l’on ne se trouve plus physiquement au même endroit que ses collègues, il est essentiel de pouvoir continuer à communiquer avec eux de façon fluide. Ceci peut se faire de différentes manières suivant les solutions techniques retenues par l’entreprise.

L’email

Vous n’avez certainement pas attendu de vous retrouver en télétravail pour envoyer des emails. Pourtant, vous avez remarqué que depuis que vous êtes confiné à la maison, vous recevez encore plus d’emails qu’avant. C’est tout à fait normal. Beaucoup de personnes préfèrent envoyer un email plutôt que de téléphoner. Le téléphone est très intrusif. Vous-même, vous n’aimez pas quand votre téléphone sonne X fois par jour pour vous déranger à propos d’un sujet qui aurait pu attendre et être traité simplement par email. Avant de décrocher votre téléphone, vous devez donc toujours vous demander si un simple email ne serait pas suffisant.

La messagerie instantanée

Autre outil moderne de communication : le système de messagerie instantanée. Vous utilisez probablement Skype ou Slack dans votre entreprise. Ces logiciels permettent de chatter avec ses collègues en temps réel. Cela permet d’obtenir une information plus rapidement que par email tout en évitant de passer un coup de fil.

La visioconférence

2020 est clairement l’année de la démocratisation de la vidéoconférence dans les entreprises. Autrefois réservée aux grands groupes pouvant investir dans des systèmes très couteux, la visioconférence est devenue enfin abordable d’un point de vue économique grâce à l’avènement de solutions techniques telles que Zoom. Ainsi, où que vous soyez, vous pouvez communiquer avec toute votre équipe. La qualité est si bonne que vous aurez l’impression d’être dans la même salle.

Conserver le focus

L’une des grandes difficultés lorsqu’une équipe se retrouve à travailler à distance, c’est de conserver le focus sur les objectifs prioritaires de l’entreprise. C’est le rôle du manager de s’assurer que tous les employés restent motivés et centrés sur leurs priorités au quotidien. Pour cela, il peut mettre en place différentes actions :

  • Rapport hebdomadaire de l’activité pour chaque employé,
  • Réunion une à deux fois par semaine pour échanger et faire un tour de table,
  • Echange direct avec chaque collaborateur.

En période de télétravail, cet échange direct est encore plus important. Le télétravailleur peut se sentir isolé. C’est un manager d’agir pour maintenir ce lien avec ses collègues et l’entreprise. Certains employés ont du mal à aller vers les autres. Le télétravail va avoir pour effet de renforcer leur isolement. Il peut en résulter une perte de motivation et de focus avec un impact sur la productivité.

Vous le voyez, si la crise sanitaire représente pour les entreprises une opportunité de faire évoluer son organisation quotidienne, cela nécessite quand même un certain effort d’adaptation de la part des employés. C’est pourquoi il est indispensable de leur fournir les outils adéquats pour mener à bien leurs tâches chaque jour. Sans cela, les difficultés vont s’accumuler et l’entreprise aura bien du mal à atteindre ses objectifs.

Manuel
News Reporter
Un peu geek sur les bords, j'aime tout ce qui est lié aux nouvelles technologies, au point d'en avoir fait un blog !

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