Déterminantes pour l’authentification de documents et d’actes, les signatures sont ordinairement manuscrites. Dans ce format, elles ne sont pas toujours pratiques et elles requièrent souvent un temps conséquent. Avec les supports numériques surtout, les signatures physiques présentent de réelles contraintes. Pour contourner ces dernières et faire la meilleure expérience de ces moyens d’identification, la signature électronique est une excellente alternative.
Elle est facile à utiliser, rapide et d’une grande efficacité. Ici, découvrez l’essentiel des étapes à suivre pour signer un PDF en ligne
Choisir et télécharger un logiciel de signature électronique
La signature électronique se fait grâce à des logiciels ou programmes dédiés à l’usage. Pour assurer la validité juridique des signatures, il est important de passer par un Prestataire de services de confiance, à savoir un logiciel conforme au Règlement européen eIDAS sur les signatures électroniques. Ces derniers requièrent souvent la souscription à un abonnement mensuel ou annuel pour s’inscrire.
Il existe différents types de logiciel : les logiciels On-premise, à savoir les logiciels installés sur le serveur de l’entreprise ou les logiciels SaaS qui sont hébergés dans le cloud. Il suffit donc choisir le mode de fonctionnement qui convient le mieux à votre entreprise, et ensuite de comparer les différents logiciels sur le marché en fonction de leur efficacité, ergonomie, fonctionnalités…
Signaturit est une excellente solution pour dématérialiser et rationaliser tous vos processus de signature, de manière légale et sécurisée. Sa plateforme web est simple d’utilisation et offre une expérience utilisateur optimale.
Sélectionner et configurer le document PDF à signer
Une fois souscrit à un logiciel, pour commencer un processus de signature électronique, il faut commencer par sélectionner le document PDF à signer. Vous pouvez par exemple facilement le télécharger depuis votre ordinateur. Ensuite il vous faudra configurer le document en ajoutant le champ de signature à l’endroit souhaité. Vous pouvez ajouter autant de champs de signature que de signataires. Vous avez également la possibilité d’ajouter d’autres champs à compléter par les signataires, tels que le nom, la date, la ville…
Envoyer le document PDF à signer
Une fois le document configuré, il vous reste à envoyer la demande de signature. Pour cela vous devez entrer l’adresse e-mail du ou des signataires et ajouter un message personnalisé comme dans un e-mail.
Signer le document PDF en ligne
Le ou les signataires recevront un e-mail avec un lien pour accéder au processus de signature électronique. Ils pourront y accéder, où qu’ils se trouvent, sans avoir à télécharger d’application, depuis l’appareil de leur choix (ordinateur, tablette, smartphone). Ils pourront alors lire le document, remplir les champs demandés et le signer électroniquement en dessinant le tracé de leur signature. Une fois le processus validé, l’émetteur de la demande de signature et les signataires recevront une copie du document signé.
Quelques avantages des signatures électroniques
Les signatures électroniques présentent de nombreux avantages par rapport aux autres types de signatures. D’abord, elles préservent tout le pouvoir juridique des signatures standards. Plusieurs lois réglementent l’utilisation de ces signatures.
Ensuite, elles permettent de gagner suffisamment de temps. L’usage de cet outil est très efficace pour rapidement conclure une affaire ou pour signer un nouveau partenariat commercial. De plus, une signature électronique permet d’éviter de longs déplacements souvent assez coûteux.
Un autre avantage de la signature électronique : elle offre une meilleure sécurité. En effet, toute modification effectuée est détectable. Sa falsification est très difficile, voire quasi impossible.
Le recours à cette signature permet également de réduire considérablement certains coûts. Les dépenses liées à l’achat de papier, à l’impression, à la numérisation et à l’envoi sont réduites de moitié. Les entreprises qui traitent de grands volumes de papiers remarqueront aisément cette différence.
L’usage des logiciels de signature électronique permet également de conserver des documents et des PDF une fois signés. En effet, ils disposent d’emplacement servant à l’hébergement en ligne des documents. Ils permettent aussi de libérer de l’espace dans les locaux d’entreprise.
Pour finir, les signatures électroniques aident à être au diapason des nouvelles technologies. Leur utilisation est universelle et pratique. Il est assez urgent d’adopter ce type de signature pour ses documents et PDF.
