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Dématérialisation : pourquoi utiliser un logiciel de gestion électronique des documents ?

par Manuel

Dans le fonctionnement de toute entreprise, le traitement des informations et leur stockage restent un facteur important. Chaque jour, les responsables doivent gérer une multitude de documents et les analyser. En plus d’exiger un grand effort, cette tâche prend du temps, ce qui impacte la productivité sur le long terme. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, vous devez alors vous doter d’un système capable de dématérialiser les informations. Afin de vous convaincre de l’adopter, nous vous présentons ici les atouts d’un logiciel de gestion électronique des documents.

Le logiciel de gestion électronique des documents : efficacité et gain de temps

Face au volume important des informations à traiter chaque jour au sein d’une entreprise, dématérialiser les documents demeure indispensable. À cet effet, vous procurer un logiciel de gestion électronique des documents (GED) devient un impératif. Le GED en question désigne un ensemble de procédés informatisés qui permettent de concevoir, organiser, diffuser et gérer des informations ou documents en format papier. Comme premier avantage, il vous épargne une tâche chronophage et complexe. En dotant donc votre entreprise de ce logiciel, vous gagnez du temps et vous devenez plus efficace.

Aujourd’hui, le logiciel de GED le plus complet reste ELO. Performant et sécurisé, il s’adapte à tous les services de la société et vous assure un traitement plus simple des informations. Il permet aussi de numériser toutes les données de votre entreprise et de dématérialiser tous les documents de la structure. Ceci libère notamment les services administratifs et comptables des tâches à faible valeur ajoutée. Ils pourront alors s’occuper de missions plus importantes et augmenter ainsi la productivité en interne. En bref, doter votre société d’un logiciel de gestion électronique des documents se révèle désormais comme la meilleure solution pour un gain de temps et d’énergie.

L’utilisation d’un logiciel de GED pour ses fonctions capitales

Pour la dématérialisation des documents de votre entreprise, l’utilisation d’un logiciel de GED se révèle utile pour diverses raisons. Mais, vous apprécierez surtout ses multiples options, essentielles pour optimiser le fonctionnement de votre société à tous les niveaux. Si vous hésitez encore, voici quelques fonctions capitales garanties par cet outil :

  • La convergence des documents : le logiciel de GED permet d’extraire des informations utiles et d’exploiter des documents stratégiques ;
  • L’organisation des documents : le logiciel sert aussi à trier et à classer des documents selon des critères de pertinence ;
  • La diffusion des documents : il renforce la collaboration au sein de l’entreprise en rendant les informations disponibles sur une interface accessible à tous ;
  • Le transfert et le partage d’informations : il assure la collecte des données et leur mise à jour, et les transmet à tous les collaborateurs dans le respect de la confidentialité ;
  • La classification et la diffusion de documents confidentiels : le logiciel de GED garantit aussi la sécurité et la diffusion des informations liées à une fusion-acquisition, une restructuration d’entreprise ou des opérations immobilières sensibles ;
  • L’accompagnement des projets collaboratifs : le logiciel offre une vision globale du projet en collectant en temps réel les apports de chaque collaborateur.

Le logiciel de GED pour la dématérialisation des factures

Parmi tous les documents gérés chaque jour par une entreprise, les factures en format papier représentent un important volume. Par conséquent, les dématérialiser demeure aussi indispensable. Avec un logiciel de gestion électronique des documents, vous ne ressentirez plus le besoin de saisir toutes ces factures en comptabilité pour les enregistrer. Il comprend divers composants capables d’extraire automatiquement toutes les informations nécessaires. De plus, il vous permettra de contrôler, de valider, d’apposer le bon à payer sur les factures et de mettre à jour votre compatibilité de manière automatique.

Pour la gestion des factures, le logiciel de GED met également à votre disposition une plateforme de contrôle des données enregistrées. Ces dernières regroupent les référentiels fournisseurs, les commandes, les comptes, etc. En bref, le logiciel vous offre une totale gestion des points ci-après :

  • Des factures internationales et multi devises ;
  • Des commandes, des livraisons et des avoirs ;
  • La séparation automatique des factures multipages ;
  • Des délais de paiement et des contrats ;
  • Des informations stockées (avec un module de recherche).

Le logiciel de GED pour la gestion des contrats

Pour toute entreprise, les contrats représentent des éléments essentiels de l’activité commerciale. Ils constituent même la base de la relation de la structure avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Toutefois, malgré leur importance, certaines organisations hésitent encore à les automatiser. Ceci les rend alors inefficients, non-auditables et pleins d’erreurs. Quant à vous, pour vous simplifier la tâche et préserver vos relations commerciales, vous devez opter pour un logiciel de GED. Il vous permettra notamment de formaliser vos processus, d’accroître la collaboration entre les services et de faciliter l’accès aux diverses informations.

Le logiciel sert aussi à concevoir des contrats types ou sur-mesure. Vous éviterez ainsi de manquer des échéances et d’oublier des opérations essentielles. Avec cet outil, vous pourrez même consulter et personnaliser des tableaux de bord pour obtenir une vue synthétique des contrats en lien avec chaque activité. Ceci reste possible grâce à diverses options de visualisations proposées par le logiciel. Vous pourrez donc suivre le cycle de vie des contrats et de ses à-côtés, et contrôler vos dépenses ainsi que vos échéances. En bref, voici d’autres atouts du logiciel de GED qui vous intéresseront :

  • Une visualisation globale de tous les détails de chaque contrat ;
  • La surveillance des délais et des échéances avec les fournisseurs ;
  • La création d’un calendrier de paiement et le contrôle des flux opérationnels ;
  • La conception des rapports et des analyses pour un meilleur suivi ;
  • L’accès à diverses fonctions (workflows, traçabilité, recherche performante, etc.).

Le logiciel de GED pour la gestion du personnel

Le fonctionnement du service des Ressources humaines requiert également le recours à un grand volume de documents en format papier. Et surtout, depuis l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la gestion de ces informations devient encore plus exigeante. Pour vous simplifier la tâche, le logiciel de gestion électronique des documents (GED) apparaît comme la solution idéale. Il vous garantit une totale maîtrise et une gestion plus facile de vos ressources humaines. Et pour la protection des informations collectées, il dispose aussi d’un système d’autorisation d’accès aux dossiers.

Grâce au logiciel de GED, vous pourrez atteindre les objectifs suivants :

  • Collecter et informatiser l’ensemble des données du personnel sur une plateforme unique ;
  • Générer automatiquement des arborescences de classement propre à chaque salarié de l’entreprise ;
  • Définir et appliquer des processus d’entrée et de départ des collaborateurs ;
  • Contrôler les autorisations de consultation des informations avec des droits d’accès paramétrés ;
  • Créer des documents types avec la capacité de se remplir automatiquement selon le profil du collaborateur (badge, contrat, courriers types, documents officiels, etc.) ;
  • Accéder à tout moment aux informations depuis divers supports (smartphone, tablette, ordinateur, etc.).

Le logiciel de GED pour la valorisation des connaissances des salariés

Pour le développement d’une entreprise, les savoirs constituent une richesse fondamentale. Mais parfois, les informations sont éparpillées, ce qui complique leur récupération et leur sauvegarde. Or, pour maintenir la continuité et pérenniser la culture de l’entreprise, tous les savoirs et les ressources demeurent indispensables. Pour éviter donc de reproduire des erreurs, un logiciel comme celui de gestion électronique des documents (GED) vous permettra de collecter et de gérer toutes les connaissances, surtout celles des salariés.

Avec ce système, vous bénéficierez de multiples outils de Gestion Documentaire. Ils vous serviront à collecter, organiser, rechercher et diffuser les informations. De plus, ceci s’effectuera de façon fiable et sécurisée. Comme autre avantage, le logiciel de GED dispose de nouveaux mécanismes capables d’inciter au partage et à la collaboration. Les salariés et les partenaires pourront alors échanger, exposer des idées et questions, réagir et s’entraider. Ainsi, le partage et la valorisation des connaissances permettront de pérenniser les valeurs et savoirs de l’entreprise. Ceci reste possible grâce à trois espaces d’échanges :

  • L’espace des questions et réponses ;
  • La plateforme des articles ;
  • Le cadre des innovations.

Si vous le souhaitez, vous pourrez aussi compartimenter les thématiques en différentes sections. Ces dernières faciliteront la sauvegarde des connaissances et de l’innovation de l’entreprise.

Le logiciel de GED : un processus de gestion simplifié

L’originalité du logiciel de GED réside aussi dans sa simplicité. En effet, pour informatiser l’ensemble des documents en papier de votre entreprise, il suit un processus simple, fiable et sécurisé.

Première étape : la dématérialisation des documents

À ce niveau, l’entreprise doit commencer par la numérisation de tous les documents. Pour y arriver, vous devez les scanner, les numériser et les enregistrer dans le logiciel de gestion. Vous nourrissez ainsi le système d’information. Vous devez juste définir ensuite les différents formats de fichiers pour finaliser la dématérialisation de vos documents. N’est-ce pas simple ?

Deuxième étape : l’archivage numérique

Ici, vous devez classer tous les documents enregistrés selon une organisation précise. Celle-ci doit être aussi simple que possible afin de faciliter la consultation d’une information et la recherche sur le moteur de recherche. Voici trois principes à respecter :

  • L’authenticité : toute information archivée doit être une copie conforme de l’original ;
  • La durabilité : vous devez stocker les données de manière à pouvoir les exploiter dans le temps ;
  • La confidentialité : vous ne devez partager les informations sensibles qu’avec les personnes concernées.

Troisième étape : la gestion documentaire

Dans la dernière étape de la dématérialisation, vous devez organiser l’ensemble des données de manière à faciliter la gestion documentaire. Elle doit prendre en compte les aspects ci-après :

  • La traçabilité : les documents numérisés doivent être mis à jour régulièrement, avec les détails des modifications ;
  • La structuration : vous devez rendre les informations disponibles à tous, à tout moment ;
  • L’utilisation d’un classement automatique : indexez les contenus afin de faciliter la recherche d’informations.

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