Gestion efficace des ressources humaines : Les atouts d’un logiciel RH

Le capital humain reste l’un des leviers de performances les plus importants et les plus utiles à la croissance de l’entreprise. Ainsi, quel que soit votre poste au sein de l’entreprise (directeur, manager, chef du service du personnel, etc.), il est primordial d’avoir de la clairvoyance et de la précision. Aujourd’hui, avec les prouesses technologiques, le logiciel RH reste un outil technologique qui offre, à l’entreprise, un appui technique à la gestion et à l’organisation des membres du personnel. Dans ce contexte, c’est un moyen efficace pour l’entreprise de traiter et de gérer de manière optimale son capital humain. Qu’est-ce qu’un logiciel RH ? Quels sont les atouts de cet outil technologique ? Cette rubrique de l’entreprise vous fournit dans ses lignes les éléments de réponse à ces différentes interrogations.

Le logiciel de gestion des ressources humaines : qu’est-ce que c’est en réalité ?

En termes simples, le logiciel de gestion du personnel désigne cet outil technologique qui permet à une entreprise de gérer de manière optimale le capital humain dont elle dispose. Le logiciel RH appuie l’entreprise dans la mise en place d’une base de données de son personnel, de la gestion de la paie, des congés et d’autres fonctions spécifiques qui lui sont définies par le dirigeant de l’entreprise ou le responsable du département des ressources humaines. Le logiciel RH offre plus de simplicité et de flexibilité dans la gestion des salariés d’une entreprise. Quelles sont alors les fonctions d’un logiciel de gestion RH ?

Les fonctions d’un logiciel RH

La première fonction d’un logiciel RH est la mise à disposition de l’entreprise d’une base de données de son effectif de travailleurs. L’absentéisme étant l’un des facteurs de contreperformance de l’entreprise, le logiciel RH aide le responsable des ressources humaines à avoir une idée claire sur la durée de congés des travailleurs, de savoir le nombre de salariés absents, présents, en mission ou en congés.

Outre cette fonction de notation de la présence au poste du salarié, le logiciel inscrit dans la comptabilité le nombre de jours d’arrêt maladie du travailleur, car cela est important dans le calcul de sa prise en charge. En parlant de calcul, le logiciel Rh fournit au service de la comptabilité toutes les informations essentielles à l’établissement de la fiche de paie du salarié. De même, les notes de frais générées par un salarié peuvent être prises en compte par le logiciel RH.

La liste des fonctions du logiciel RH n’est pas exhaustive. En fonction des besoins du dirigeant ou du responsable des ressources humaines, d’autres fonctions peuvent être ajoutées au logiciel par l’éditeur.

Quels sont les atouts d’un logiciel RH dans la gestion du personnel d’une entreprise ?

Le capital humain étant important pour assurer la croissance de l’entreprise, le service des ressources reste un lieu polyvalent où s’exécutent de nombreuses activités :

  • Le recrutement du personnel ;
  • La formation du personnel ;
  • L’établissement des contrats de travail des salariés ;
  • Le suivi de la carrière des travailleurs ;
  • L’analyse de capacité et de la performance du personnel ;
  • L’établissement de la fiche de paie des travailleurs et la gestion des prestations sociales.

C’est une masse de travail qui, aujourd’hui, est allégé avec le logiciel RH. Son utilisation présente au département des ressources de nombreux atouts.

La disponibilité de l’information dans un seul système

Avec le logiciel de gestion des ressources humaines, l’entreprise traite son personnel avec sérénité. Les données de tout le personnel sont conservées dans un seul système qui offre au responsable des ressources humaines un accès rapide et efficace. De plus, avec un outil de RH en ligne, quels que soient son emplacement et le terminal utilisé, le département du personnel de l’entreprise peut avoir un accès à des informations de qualité par la consultation du tableau de bord RH.  

Le gain de temps

Combien de temps met les responsables des ressources à traiter les données du personnel avec un logiciel qui utilise les feuilles de calcul comme Excel ? L’utilisation d’un logiciel RH vous permet d’avoir un accès à une base de données, ce qui vous permet d’optimiser le temps de traitement des données relatives au personnel de l’entreprise. De plus, les fonctions que peut cumuler un logiciel RH offrent au responsable des ressources humaines un traitement rapide et une analyse efficaces des informations sur les salariés de l’entreprise.  

Réduction des données en double

La centralisation des données du personnel dans un seul système évite à l’entreprise de faire des copies multiples des mêmes informations à différents endroits ou services. Lorsque l’information est enregistrée dans un module du logiciel, cette dernière est automatiquement transcrite dans les autres modules du système. Cet outil technologique vous évite de reprendre un travail qui a été déjà fait.

La sécurité et la conservation des données du personnel de l’entreprise

Pour une entreprise, la sécurité des données de son personnel fait partie de ses priorités. Avec l’utilisation du logiciel RH, l’accès aux données du personnel est protégé par un protocole de sécurité qui consiste à l’utilisateur (le dirigeant ou le responsable des ressources humaines) à fournir des informations comme son identifiant et un mot de passe. De plus, le logiciel RH offre l’occasion à l’entreprise de récupérer rapidement des données spécifiques en cas d’urgence ou de réaliser des sauvegardes périodiques.

En effet, avec la législation française, les employeurs doivent obligatoirement conserver les données sur leurs salariés pendant au moins une durée de 5 ans pour les contrats de travail et 50 ans pour les fiches de paie. Il est aussi un logiciel pour une gestion des contrats courts. Ce qui fait pour l’entreprise des tonnes de paperasse à conserver. Le logiciel RH permet de conjuguer au passé ce cauchemar de la recherche d’informations sur le personnel que vivent les employeurs.

La simplification des différentes procédures de gestion des ressources humaines

En entreprise, chaque action du travailleur suivie et soumise à une procédure. Un collaborateur en congé, un autre en mission, un autre en arrêt maladie, etc. Ce sont là autant d’informations que doivent traiter les responsables des ressources humaines. Disposant d’un seul système centralisé, le logiciel RH simplifie la procédure classique de gestion des ressources humaines. Avec les outils de planification du logiciel RH, les demandes administratives des travailleurs sont traitées efficacement, rapidement et avec sérénité.

Une optimisation de la productivité des travailleurs

En faisant gagner du temps par sa fonction d’automatisation, le logiciel RH offre l’occasion au travailleur de se consacrer efficacement à d’autres tâches de l’entreprise. Cette action permet à l’entreprise d’accroître la productivité de ses salariés.

Une prise de décision rapide


Lorsque les ressources humaines ne profitent pas d’un bon traitement, de mauvaises décisions peuvent être rapidement prises contre elles. C’est dans cette perspective que le logiciel RH trouve toute son utilité. En effet, le logiciel RH fournit au département des ressources humaines toutes les informations vraies et essentielles à la prise des meilleures décisions dans la gestion du personnel de l’entreprise. Il présente le réel état des lieux du personnel de l’entreprise. Le logiciel Rh reste aussi un moyen efficace pour bien manager ses ressources humaines en temps de crise. Avec ce système infonuagique, les dirigeants de l’entreprise sont par exemple capables de déceler les travailleurs les plus performants, d’identifier ceux qui ont suivi une formation et ceux qui ont besoin d’une amélioration de leur compétence.

Comment bien choisir un logiciel de gestion du personnel pour votre entreprise ?

Le logiciel RH est un outil qui participe activement aux performances de l’entreprise. Dans ce contexte, son choix ne doit pas être fait au hasard. Certains critères permettent de réussir le choix du logiciel RH de l’entreprise.

La définition des éléments essentiels

Il s’agit là du premier critère pour trouver le meilleur logiciel RH de votre entreprise. Quelles sont les difficultés du système actuel de gestion des ressources humaines de l’entreprise ? Pour réussir à identifier ces difficultés, il est primordial d’impliquer tous les acteurs au processus de mise en place du logiciel RH, car sa présence impacte toute l’organisation de l’entreprise. L’entreprise détermine alors ses besoins techniques, organisationnels et fonctionnels. De plus, la définition en équipe de ces éléments essentiels permet de connaître le réel budget nécessaire à la mise en place du logiciel RH.

Détermination, choix et vérification des références du potentiel éditeur

Il existe un panel d’éditeurs qui peuvent vous proposer la conception d’un logiciel RH. Mais tous les éditeurs n’ont pas les mêmes réputations et ne fournissent pas les mêmes prestations. L’entreprise doit donc se renseigner sur le potentiel éditeur auprès d’anciens clients chez qui ce dernier a fourni des services. La vérification de ces références permet à l’entreprise de savoir s’il s’agit d’un éditeur de confiance ou non.

L’identification des priorités

Une chose est d’avoir un logiciel RH, une autre chose est qu’il serve bien l’entreprise. Pour une entreprise qui veut rester performante, une priorité doit être accordée à la paie, à la gestion des congés et performances des travailleurs. Les autres fonctionnalités peuvent ne pas avoir les mêmes niveaux d’exigence.

La formation des utilisateurs

Lorsque le logiciel RH est mis en place, l’éditeur doit être en mesure d’offrir une formation aux utilisateurs. Outre la formation, il doit disposer des moyens et connaissances pour intervenir en cas d’urgence ou d’adaptation aux nouvelles exigences de l’entreprise.

Les autres questions d’éclaircissement

Pour une meilleure utilisation et pour la garantie des données de l’entreprise, l’éditeur doit être en mesure d’apporter des réponses claires et précises à certaines interrogations comme :

  • Le système dispose-t-il de l’option d’accès limité à certains membres de l’entreprise ?
  • L’entreprise reste-t-elle propriétaire de ses données et peut-elle les exporter au besoin ?
  • L’éditeur est-il capable de proposer une mise à jour du système en cas d’apparition de nouvelles exigences ?

Une entreprise qui se veut moderne doit adapter son organisation aux réalités technologiques afin de rester plus efficace et plus performante.

Manuel
News Reporter
Un peu geek sur les bords, j'aime tout ce qui est lié aux nouvelles technologies, au point d'en avoir fait un blog !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *