Vous avez un grand cabinet d’expertise comptable ? Peut-être êtes-vous sur le point d’en créer un ? Dans l’un ou l’autre cas, tirez profit des nouvelles technologies pour améliorer et simplifier les tâches au sein de votre enseigne. La digitalisation aide énormément la profession à embrasser de nouvelles possibilités. Suivez l’article pour en connaître les raisons.
Qu’est-ce que la digitalisation comptable ?
La digitalisation comptable ou la comptabilité numérique est désormais au cœur de l’actualité. Elle consiste à créer, transférer, gérer et stocker des informations financières sous format électronique. Un expert comptable en ligne gagne énormément de temps en ayant recours à ce service numérique. En étant moins confronté à de nombreux processus manuels, il pourra se concentrer davantage sur des tâches essentielles. En effet, la digitalisation implique l’utilisation de solutions logicielles pour numériser et automatiser les procédures.
Quels processus peuvent être digitalisés ?
La comptabilité a toujours été un domaine caractérisé par un faible niveau d’innovation numérique. Mais les nombreux processus comptables répétitifs et chronophages ont fait naître l’automatisation et la digitalisation. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de process pouvant être digitalisés.
Comptes fournisseurs/recevables
Fini les factures papier qui traînent et qui sont en attente d’approbation. Les experts-comptables peuvent désormais automatiser leur traitement grâce à un système de gestion de factures.
Contrats/accords avec les clients
Outre les processus internes, les cabinets d’expert-comptable peuvent également numériser la signature et la gestion des accords avec les clients. C’est d’autant plus pratique pour le cabinet et sa clientèle.
Processus de clôture mensuelle/trimestrielle
La récupération des données nécessaires à la clôture mensuelle/trimestrielle est beaucoup plus rapide et précise lorsque vous vous appuyez sur des outils comptables numériques.
Documents d’audit
Un processus d’audit numérique est beaucoup plus sûr et précis. Les experts-comptables peuvent s’appuyer sur des fichiers numériques et des pistes d’audit pour documenter et évaluer rapidement la conformité des données.
Gestion des dépenses
La soumission, l’examen et l’approbation manuels des dépenses prennent énormément de temps et sont parfois inefficaces. Un outil de gestion des dépenses automatise le processus et améliore l’expérience de toutes les parties concernées.
Approvisionnement
Qu’il s’agisse de demandes de devis, de bons de commande, de contrats ou de reçus d’expédition, l’approvisionnement implique beaucoup de paperasse. Tous ces documents peuvent être numérisés, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
Les avantages de la comptabilité numérique
Nombreux sont les avantages de la comptabilisation numérique. Les principaux sont notamment :
Une amélioration de la productivité et un gain de temps considérable
Les solutions de comptabilité numérique suppriment une grande partie du travail manuel lié aux opérations comptables : saisie des données, production de rapports… Elles mettent les informations et les documents à la portée de tous. Ainsi, chacun passe moins de temps dans la recherche de données. La digitalisation simplifie les flux de travail. C’est un gain de temps qui permet à l’expert-comptable de se concentrer davantage sur les tâches analytiques.
Une précision et évolutivité des données
Les solutions numériques sont plus fiables que les pratiques comptables traditionnelles. Les traitements manuels amènent à commettre des erreurs, alors que les logiciels fournissent des données exactes et de manière beaucoup plus constante.
Commencer avec des pratiques comptables manuelles peut convenir à une petite entreprise, mais au fur et à mesure de sa croissance, ses besoins évoluent. Une solution de comptabilité numérique offre de meilleures possibilités d’évolution en fonction des besoins de l’entreprise et de ses clients.
Une sécurité renforcée
Les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes, c’est pourquoi la sécurité des données doit faire partie intégrante de chaque entreprise. La plupart des solutions digitales comptables offrent un niveau de sécurité élevé, allant des restrictions d’accès et du cryptage, aux sauvegardes régulières et au stockage sur le cloud. Avec une telle solution, les données d’une entreprise sont bien protégées et toujours disponibles en cas de panne du système ou de violation des données.
L’accès à distance de toutes les données
Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud ont l’avantage d’être accessibles depuis n’importe où et sur tous les appareils. Cela permet de travailler de manière beaucoup plus efficace, et c’est particulièrement pratique en cas de panne du système. Les utilisateurs peuvent simplement se connecter depuis un autre ordinateur et poursuivre leur travail.
Des analyses et conseils en temps réel
La plupart des solutions numériques fournissent des informations et des analyses, ce qui facilite la création de rapports et l’identification des tendances. Très souvent, ces données sont fournies en temps réel, de sorte que l’expert-comptable peut prendre des décisions éclairées plus rapidement.
Les intégrations et la synchronisation
L’intégration d’un programme de comptabilité à d’autres outils commerciaux signifie qu’ils peuvent se mettre à jour mutuellement en temps réel. Ou encore à la demande, par la synchronisation automatique des données. La centralisation des données et la synchronisation de tous les documents pertinents réduisent considérablement la charge du travail manuel. De plus, ils garantissent des données continuellement mises à jour sur toutes les plateformes.
Les exigences du secteur ayant évolué, les solutions digitales de comptabilité sont plus que jamais essentielles. Elles aident les experts-comptables à améliorer les performances dans tous les aspects de l’entreprise.
