Si internet a représenté une véritable avancée, il existe des technologies et des types de réseaux qui servent également aux entreprises, et qui sont d’une remarquable utilité. Les entreprises et les organisations professionnelles tirent en l’occurrence de nombreux avantages de l’intranet et de l’extranet, des réseaux ouvrant un champ d’applications très vaste. Découvrons l’essentiel sur le fonctionnement de ces outils, l’intérêt, et les spécificités relatives à ces outils de communication modernes.
Comprendre le principe de fonctionnement des technologies
L’intranet est un réseau interne que peuvent utiliser des entités diverses pour une communication à l’interne. C’est une technologie mise en place pour favoriser et faciliter la communication dans l’entreprise, ainsi que la gestion et la centralisation des informations. Il s’agit en résumé d’un réseau informatique qui ne peut être accessible qu’aux employés de l’entreprise ou aux membres du réseau concerné. Toutes personnes ou les entités y ayant accès doivent en somme disposer d’autorisations spécifiques.
L’extranet peut être perçu comme une extension de l’intranet. Ce réseau rassemble des participants incluant le personnel de l’entreprise, mais également toutes sortes d’entités externes. Cette technologie permet donc de faciliter les échanges à plus grande échelle en comparaison avec l’intranet. Les utilisateurs d’extranet peuvent accéder dans la pratique à une partie du Net, sous le principe d’un contrôle bien défini des accès.
Sur un plan technique, l’extranet reste structuré à l’instar du Net, mais à plus petite échelle. La communication est permise par des centaines de protocoles réseau. Ces derniers servent à déterminer les règles et conditions dans lesquelles les échanges s’effectueront. Différentes possibilités existent pour profiter d’un Extranet. Une option consiste à monter un réseau indépendant accessible exclusivement via une ligne spécifique louée. Une alternative consiste à connecter le réseau créé directement au net en le limitant avec des mécanismes de protection spécifiques.
Mis en place de ces réseaux
Un extranet peut être installé et configuré sur la base de systèmes de gestion de contenus. Les fonctions propres au logiciel installé dépendront de son type. Il existe en effet des logiciels basiques qui ne couvrent que des fonctions limitées. Pour tirer le meilleur parti de ces solutions modernes et de ces réseaux spécifiques, chaque entité doit définir préalablement ses besoins de manière exhaustive. Même avec les logiciels standards, il reste possible d’opter pour des extensions à rajouter. La mise en œuvre d’un réseau interne ou externe, ainsi que leur maintenance requièrent des compétences pointues et un savoir-faire technique. Le recours à des spécialistes reste la meilleure manière de cerner la complexité de ces systèmes sensibles, et de jouir de solutions personnalisées, efficaces et sécurisées.
développer son intranet ou son extranet avec Naratys peut présenter des avantages majeurs. C’est une configuration précise qui permet aux différents groupes ou personnes utilisant ces réseaux de disposer d’informations utiles pour leurs entreprises, de partager, et de profiter de conditions optimales pour une coopération efficace. En définitive, l’intranet reste la solution la plus privée. Extranet en revanche se positionne comme une solution intermédiaire entre l’intranet et internet, puisqu’elle reste ouverte à toutes les personnes externes à l’entreprise, sous réserve d’accès précis.
Les avantages spécifiques de l’intranet
Des conditions de travail optimales sont essentielles lorsque l’on souhaite maximiser la productivité de son personnel et de ses collaborateurs. L’intranet est dans la pratique une solution de choix pour permettre une meilleure organisation du travail dans le cadre des entreprises de diverses tailles. Cette technologie met à la disposition du personnel les outils performants dont il a besoin pour gérer les missions les plus complexes et qui requièrent une participation collaborative, pour gagner en rapidité et en efficacité, et pour réaliser des connexions fiables avec un outil spécifiquement conçu pour ce besoin.
- La gestion pointue des utilisateurs reste un atout majeur avec un réseau d’intranet. Les administrateurs peuvent opérer une gestion individuelle des différents comptes, et donner en l’occurrence à chaque membre de l’entreprise l’accès aux informations qui correspond à son rang ou à ses fonctions. La protection des données sensibles est ainsi aisée. Les autorisations nécessaires pour la publication de données ou pour leur modification, la possibilité de commenter ou de supprimer : toutes ces possibilités sont de véritables moyens de hiérarchiser le travail de l’entreprise pour une coopération sans accroc et une bonne gestion des projets.
- La collaboration et les interactions entre les membres d’une entreprise sont également mises en avant avec un réseau intranet judicieusement utilisé. Lorsque les dirigeants mettent par exemple en ligne des informations spécifiques, le personnel peut dans la limite des restrictions commenter, s’impliquer, ou réagir dans tous les cas. Cette implication et ces différentes interactions permettent aux différents responsables de comprendre les attentes du personnel. Ces derniers peuvent se sentir en retour valorisé et compris, et tout ceci participe à créer un cadre propice au développement de l’entreprise et de son activité.
- L’accessibilité de l’intranet est d’un intérêt évident quand l’on considère par exemple le télétravail en pleine expansion aujourd’hui. L’intranet représente un outil qui s’il est convenablement utilisé peut répondre à des problématiques très actuelles pour les entreprises. Pouvoir disposer d’une solution accessible en permanence et à partir de tous les appareils connectés est nécessaire pour gérer des projets de toutes sortes, avec des échanges en temps réel et 24h/24.
- La centralisation de l’information reste également précieuse pour gagner en performance. Avec une solution développée comme il se doit, il n’est plus nécessaire pour les employés de parcourir pendant des heures un ordinateur spécifique ou de chercher un mail pendant des heures. Les données centralisées au même endroit permettent un gain de temps significatif, et bien plus de souplesse dans le fonctionnement.
- L’intranet permet une organisation plus facile des réunions et des évènements. Cette solution est idéale pour opérer une gestion minutieuse des emplois du temps de chaque membre du réseau. La centralisation des informations évite bien des échanges inutiles, et permet à tous de disposer en temps réel de la bonne information dans un cadre propice et dédié. Pour faire des réunions à distance, différents outils intégrés à l’intranet permettent d’échanger de manière fluide et sécurisée où que l’on se trouve.
Les avantages de l’extranet
Avec une solution extranet mise en œuvre et développée convenablement, les échanges rapides des données entre les membres de l’entreprise ne sont pas les seuls points positifs. De grandes quantités d’informations peuvent être échangées avec l’extérieur.
Cela implique un gain de temps considérable dans les échanges avec l’extérieur, pour des processus parfaitement optimisés. La productivité est donc plus importante, parallèlement aux coûts maîtrisés. Dans le cadre des échanges avec les clients par exemple, plusieurs communications sont nécessaires avec chaque interlocuteur de l’entreprise, et cela implique un traitement individuel chronophage. Pour la gestion des commandes par exemple, il est superflu avec un extranet performant, de procéder à l’envoi de mails individuels à chaque client. Ces derniers peuvent accéder aux informations qui correspondent à leurs comptes et vérifier l’état d’avancement de leurs commandes sur l’extranet.
Les collaborations sont par ailleurs réalisées dans un cadre qui implique moins de manipulations, moins d’envois et procédures manuelles. Les erreurs et les oublis sont considérablement réduits, pour des échanges plus efficaces. La possibilité de saisir des données et de mettre en ligne des informations qui sont accessibles instantanément par tous les interlocuteurs ou les personnes autorisées représente par ailleurs une base des plus saines. La transparence de la communication permet de rendre les échanges plus fluides, mais instaure également un niveau de confiance mutuelle qui est propice au développement de relations durables et productives.
Pour les solutions d’extranet qui intègrent les bonnes applications, il est possible de se servir de ce réseau spécifique pour coopérer efficacement avec des partenaires commerciaux. La mise à disposition de carnets d’adresses, le partage de calendriers ou de planning et de toutes sortes de listes d’activités permettent la gestion conjointe de connaissances précieuses pour l’atteinte d’objectifs communs.
La sécurisation de ces réseaux : un point important
L’importance des mesures de sécurité sur ces réseaux internes ou externes est évidente. Le partage massif des données sur un intranet, ainsi que tous les échanges sensibles avec les partenaires et clients qui se font via un réseau extranet justifient la mise en place de solutions sans failles.
- Les pare-feu sont des solutions classiques qui participent à définir le niveau de sécurité souhaité et indispensable pour un bon fonctionnement de ces outils. Il en existe de différents types, et le niveau de sophistication du système choisi déterminera la sécurité relative. Les pare-feu sont mis en place pour les personnes extérieures au réseau considéré.
- Les mots de passe constituent un niveau de sécurité qui empêche même les entités au sein de l’entreprise à accéder à des données disponibles sur un serveur.
La dimension sécuritaire à mettre en oeuvre pour ces différents réseaux est par ailleurs multiple. D’un côté, les informations confidentielles partagées sur ces réseaux doivent rester hors d’atteinte des intrus. D’un autre côté, au sein même de l’entreprise, aucune faille de sécurité ne doit permettre des accès à des niveaux supérieurs à un personnel non autorisé.
